Взимането на решения е дълъг и сложен процес. Обикновено е съпроводен с напрежение и дълги часове за проучвания. Необходимо е да се погледне проблемът от всички страни и да се прецени какво всъщност му трябва на бизнеса, за да се развива. В настоящата статия сме описали аспектите, които са важни при избора на Софтуер за управление на проекти в секторите, свързани с масова комуникация и какви умения трябва да притежават потребителите на подобни системи.
Какви характеристики и функционалности има?
Когато говорим за софтуер, е добре да разгледаме какви опции ни се предлагат и кои от тях отговарят на нашите нужди. Хубаво е да обърнем внимание не само на характеристиките в дадената система, но и на компанията, която стои зад нея.
От една страна разнообразните функционалности създават объркване в клиентите, защото те не се на ясно какво всъщност им е нужно. Изброили сме някои от често срещаните характеристики, които се предлагат с различните продукти:
- Многоезичността на продукта е полезна фукнционалност, ако дружеството оперира на различни пазари или има план да се развива извън България. Тогава е добре да се поддържа базата данни на различни езици.
- Удобство създава уеб-базираният интерфейс и възможността за работа в реално време, които позволява достъпност от различни места и актуална база с данни. Така всеки потребител може да достъпва системата, да въвежда данни в нея и те да се отразяват на момента и да са достъпни за останалите ползватели. Тази информация може да се генерира и под формата на справки, които да позволяват на мениджмънта да взима бързи и точни решения.
- Изграждането на системата е основен етап в предлаганите продукти. Модулните решения са по-функционални за потребителите, защото предоставят възможност за добавяне и премахване на определени фукционалности, като по този начин се персонализира софтуера за конкретната нужда. С напредване на технологиите се набляга все повече на интуитивния интерфейс и възможността за доработки и къстамизации, които да са насочени към оптимизиране на рабтата и подобряване на софтуерното решение.
- Интеграцията между други програми, използвани в компанията също облекчава процеса и намалява възможността от грешки. Подобни връзки са възможни с локалните счетоводни системи, банките и други разплащателни институии.
Както споменахме в началото, е добре да се обърне внимание и на фирмата, която разработва решението. Когато избирате доставчик, трябва да мислите за тези отношения като система, а не само за един продукт. Като фирма вероятно използвате различни доставчици за съответната нужда. Например за осигуряване на интернет и телекомуникационна свързаност е един, за канцеларски материали – друг и т.н. Не е по-различно по отношение на доставчиците софтуерни услуги – те също имат мрежа от партньори и е препоръчително да ги познавате предварително и да се уверите в тяхната надеждност.
Важно е компанията, която стои зад продукта да е реномирана, да има опит и експертиза в областта. Това обстоятелство подпомага процеса за разработка, като се прилагат утвърдени методологии, добри практики, съвременни технологии.
Неразделна част от внедряването на дадено решение е поддръжката, която ще се оказва на клиента. И тук водещо е компанията-раработчик да оперира с актуалните технологии и да реагира бързо на отправените запитвания.
Какви умения трябва да имат потребителите?
Модерните софтуерни системи са разработени така, че да бъдат лесни за управление. Техният дизайн е направен по интуитивен начин да подпомага потребителите. Цялата информация се обработва автоматично, което намалява усилията на ползватели и предотвратява допускането на грешки. Също така оптимизира времето за извършване на задачите и респективно разходи за дружеството. Въпреки това е добре ползвателите на софтуерното решение да преминат през предварително обучение, което да бъде целенасочено към съответното приложение. Никога не е излишен и предишен опит на потребителя, за да му бъде по-лесно да навлезе в материята. Повечето компании предлагат не само първоначално обучение, но и подкрепа по време на ползване на системата, най-вече в пикови моменти за клиента.
Както всяко бизнес решение, така и в ИТ сферата – няма еднозначен отговор. Важно е да се изготви подробен анализ за нуждите на съответния клиент, за да се предложи тази функционалност, която да подпомага неговата дейност, да отговаря на поставените финасови индикатори и да носи повече ползи, отколкото загуби и напрежение.
Ние, от СМ Консулта ЕООД, разбираме нуждите на Вашия бизнес, за това Ви предлагаме да се запознаете с EMI и да откриете следите напредъка на всеки проект – с конкретни измерители в реално време.
